Секретарь (помощник руководителя, офис-менеджер) – первый человек, встречающий посетителя и зачастую- формирующий первое впечатление о компании. Поэтому, в обучении секретарей так много времени уделяется наработке коммуникативных навыков. Одна из последних новинок в обучении таким навыкам - это Small-talk. Или техника малого разговора. Техника, котораяпри творческом освоении становится искусством малой беседы. В ней есть важные составляющие: выбор темы для беседы, собственное внутреннее состояние, отношение к собеседникам и еще несколько важных «ключей», речь о которых и пойдет в статье Ирины Мягковой, психолога, преподавателя Школы помощника руководителя, бизнес-тренера и консультанта, Мастера NLP.

Люди говорят…

В работе помощника руководителя, секретаря, офис-менеджера часто встречаются такие ситуации: необходимо занять разговором посетителя. Например, в компанию на встречу к руководителю приехал его деловой партнер, и есть несколько минут, когда он ожидает. Вы предпочтете отвернуться к компьютеру или поговорите о чем-то приятном с человеком, который здесь и сейчас оказался рядом с Вами? О чем говорить? Всегда ли выигрышный вариант – говорить о погоде? Вы можете затеять разговор и восхищаться солнечными деньками и потом узнать, что собеседник вообще говоря плохо переносит жару и у него аллергия на солнце… Такое тоже может быть.

Вас подвозит на машине коллега или Вы просто идетес ним до метро по каким-либо делам. Вы стремитесь избежать такого общения или находите удовольствие и пользу в том, чтобы пообщаться с коллегой или новым человеком?

Вы участвуете в банкете или просто находитесь за столом с коллегами. Что делать? Молча жевать, улыбаться, что-нибудь говорить? А если говорить, то все-таки о чем?

Собственно, «говорение» являетсяважной частью делового общения. В статье Джона Коттера «Что на самом деле делают эффективные генеральные менеджеры?» приводятся результаты хронометража руководителей. Так вот оказывается, что во многом деловое общение руководителя – это цепь не связанных между собой «малых разговоров», сессий вопросов и ответов, 10-минутных деловых обсуждений, шуток и попыток влияния.

Но не только руководителю необходимо владеть искусством малой беседы, но и его секретарю. Да и вообще всем тем, кому приходится много контактировать с людьми.

Предисловие.

Еще в студенческие времена я была очарованаумению моей подруги Маши общаться. Она тогда училась на вечернем и работала секретарем. В работе и в обычном общении она всегда легко находила тему для интересногоразговора с любым человеком - взрослым и ребенком, коллегой по работе, друзьями и незнакомыми людьми. С ней всегда было как-то необыкновенно легко и ясно. Ее умение говорить в те моменты, когда еще не знаешь, что сказать, сбиваясь на мучительные паузы – всегда окрыляло и давало поддержкув общении. Темы разговора были актуальны и интересны. Иочень хотелось научиться - также легко и непринужденно, с каким-то внутренним благородством, уважением и интересом к людям, а еще - осознанностьюмомента - общаться, говорить, жить. Мы и сейчас дружим. Я благодарна Маше за то, чему теперь научилась и я. В жизни мы встречаем людей, которые что-то замечательно умеют делать.И мы можем у них учиться.

Мне кажется, что в данном описании есть важные «ключи» к тому, что теперь мы называем техникой smalltalk (малого разговора) и учим на своих тренингах по деловой коммуникации секретарей, помощников руководителей, менеджеров, кредитных экспертов, продавцов, психологов, словом - всех тех, для кого искусство беседы является важным профессиональным и жизненным умением.

На златом крыльце сидели…

Мы живем в мире, постоянно соприкасаясь с людьми.Разных - по статусу, возрасту, полу, степени знакомства, взаимной симпатии и желанию общаться. В разных ситуациях. Но есть одно общее – мы открываемся в мир людей – мы предъявляем миру и людям себя. Получается этакая само-презентация. Как в детской считалочке: «На златом крыльце сидели: царь, царевич, король, королевич, сапожник, портной - кто ты будешь такой?». Что мы излучаем вокруг себя? Какое сообщение посылаем мы в мир «между строк»? Помогает ли это людям вокруг нас? Открывает ли наше личное «излучение»путь к следующим шагам в коммуникации – деловом, личном?

Итак, что же такое малый разговор?

Малый разговор или Small talk – это небольшая непринужденная беседа на интересную и приятную для собеседников тему, чаще всего не связанную с темами «больших» деловых разговоров или обсуждений. Беседа эта как будто возникает случайно, попутно, возможно, из впечатления настоящего момента, в связи с событиями, происходящими «здесь и теперь» или с событиями, связывающими собеседников ранее.

Малый разговор – это как будто разговор «ни о чем», но есть важные функции, которые он выполняет. В каких случаях он используется?

Безусловно, это возможность заполнить возникшую паузу в ожидании события, встречи: «Как добрались?» «Легко ли Вы нас нашли?», «В Москве сегодня стало немного теплее, а как у вас в городе?». Но это также и выражение внимания к собеседнику.

Вообще говоря, это способ обмена информацией и взаимными чувствами. Это точки нахождения общности, общего, объединяющего. Критерием удачного small-talkявляется взаимное удовольствие от общения, желание поддерживать отношения, благодарность собеседнику за приятно проведенные минуты.

Техника малого разговора - это техника позитивного влияния.Она добавляет ресурс состояния собеседнику. (Под ресурсом состояния подразумевается позитивное эмоциональное состояние человека -уверенное и осознанное). Если вы начинаете малый разговор, затрагивая экспертную зону вашего собеседника (т.е. область знаний, умений, интересов собеседника), то проявляете к нему великодушие, так как, соприкасаясь со своей экспертной зоной, человек становится сильнее и увереннее, а, значит, испытывает и к Вам позитивные чувства.

Это способ поддерживать неформальные отношения с людьми в коллективе. «Как Вы съездили в отпуск?», «Как себя чувствует мама?» или «Я слышала, что ты написал новую статью?». Приятно, когда о тебе помнят твои коллеги, знакомые, друзья. Вроде бы разговоры «ни о чем», а тычувствуешь внимание к себе, признание собственной ценности и значимости. Хорошо, когда люди заботятся друг о друге в коллективе. Замечательно, когда это делаетруководитель. Это улучшает эмоциональную атмосферу в коллективе, создаетпредпосылки для взаимопонимания и в вопросах дела.

В перерыве совещания, семинара, в котором Вы участвуете, можно обменяться мнениями, особеннопо вопросам,которые затронули многих участников : «Как вам это выступление?», «Вы согласны с утверждением докладчика…?» - так можно обратиться даже к незнакомым людям.

Опытные переговорщики часто используют small talk в начале, перерывах -серьезных переговоров. Разговор «ни о чем» несет в себе функцию позитивной эмоциональной со-настройки собеседников.

Часто малый разговор выполняет роль разведки. Случайно или преднамеренно так складываются события, что Вы с каким – либо важным для вас человеком ожидаете транспорта, например, самолета. И пока ждете - разговариваете. Так вот, умелые разведчики за час-полтора из незатейливых и как будто не относящихся к делу бесед многое могут узнать о человеке.

В нашумевшей книге Кьелла Нордстрема и Йонаса Риддерстрале «Бизнес в стиле фанк» говорится о том, что мы живем в мире, в котором приблизительно 70 % стоимости каждого нового продукта составляет нематериальная, интеллектуальная его часть – создание услуги, продвижение и продажа. Поэтому, так важно создавать и поддерживать отношения с покупателями, партнерами, в том числе, и просто -человеческие, неформальные. По моим наблюдениям, самые лучшие продавцы в любом виде бизнеса – от оптовых продаж майонеза до продаж элитной недвижимости всегда блестящие коммуникаторы, владеющие, в том числе и техникой «разговора ни о чем». Помощникам руководителей, секретарям, офис-менеджерамтакже важно и полезно по долгу своей службы становиться хорошими коммуникаторами. В работе и личной жизни это умение никогда не помешает.

О чем и как говорить?

Важной в теме small-talk является выбор темы разговора.

1.Малый разговор должен проходить в личной экспертной зоне собеседника, касаться приятных, интересных для него сторон жизни. Экспертная зона - область, которой человек интересуется и в которой он является, хочет являться или считает себя экспертом. Это важно. Высококлассный мастер малого разговора всегда будет говорить с вами о том, что интересно Вам.

2. У человека есть темы, в которых он является профессиональнымэкспертом. Но у каждого человека еще есть личная жизнь, дом, увлечения, хобби . Есть какой-то особый жизненный опыт. И так приятно бывает поболтать о чем-то житейском.

Вероятно, в вашем окружении есть любители туризма, горных лыж, коньков, подводного плавания, йоги или чайных церемоний. Люди с увлечением занимаются выращиванием фиалок и приготовлением вкусных блюд, путешествуют, снимают на фото- и видеокамеру. Подмечайте, о чем охотнее всего будут говорить люди в Вашем окружении...

3. Кстати, Вы узнаете много интересно, если поспрашиваете вашего собеседника подробнее о его увлечении . Конечно, ваши вопросы не должны носить характер допроса. Да и Вам должно быть по-настоящему интересно – и сам человек и то, о чем он Вам рассказывает. Если следовать логике, что «неинтересных людей нет», то вопрос только в том, чтобы найти «ключик» к экспертной зоне человека. Вспоминается сериал о детективе Коломбо – вот уж поистине мастер малого разговора! Распутывая самые загадочные преступления, детектив вступает в контакт с подозреваемыми, почти всегда начиная с той самой экспертной зоны в стиле: «Мистер Джонс, моя женатак много говорила мне о Вашем новом магазине - ей очень нравится, что в нем всегда можно купить свежие газеты…» Далее подозреваемый начинал распространяться о своем любимом детище, а хитрый детектив - вести свою разведку.

4. Началом малого разговора может быть удивление или восхищение тем, чем человек владеет – это может что-то принадлежащее ему - деталь в одежде, написанная статья, какое-то умение. И в этом случае малый разговор удачно сочетается с комплиментом. «Мне нравится, как ты структурировано ведешь записи – используешь цветные ручки, особые поля. Это какая-то особая система?». Или: «Мне кажется,у тебя очень удобный органайзер. Какая фирма его разработала?». Вашему собеседнику будет приятно услышать от Вас такой деловой комплимент - ведь он давно привык к своему необыкновенному умению или предметуи не так высоко его оценивает – Вы получите свой аванс доверия, а заодно научитесь чему-то полезному.

5. Малый разговор должен быть актуальным, уместным, учитывать состояние собеседников. В вашу компанию приехал деловой партнер из другого города. О чем говорить? Очевидно, бесполезно развлекать человека разговорами «ни о чем», прежде чем вы не спросите его о том, как он добрался, как устроился в гостинице, успел ли позавтракать. Если ваш гость промерз в аэропорту из-за задержки рейса, а в гостинице ждал полночи размещения,и к тому же не успел позавтракать, то он, прежде всего, нуждается в реальной заботе (в той самой пресловутой чашкечая или кофе) и как минимум - сочувствии.

Вообще говоря, очень важно улавливать в каком состоянии находится Ваш партнер. Первый шаг к успешному общению, если Вы хотите начать разговор и не задушить его в зародыше состоит в том, чтобы подстроится под настроение вашего собеседника. Когда дело касается «светской беседы» или обычного трепа – думайте о «музыке», а не о словах. Каков Ваш собеседник – быстрый или медленный? Важно учитывать и согласовывать и ритмы, и эмоциональные состояния собеседников.

7. Если Вы хотите высказать свое мнение – не будьте категоричны. Начинайте не с безапелляционных заявлений, а с выражения своих чувств по поводу : «Мне показалось, что, наши инвесторы довольны результатами рекламной акции …», «Я почувствовала, что сейчас у Наташи дела пошли гораздо лучше…». Или с вопросов собеседнику, например: «Как вы считаете, что означает утверждение Никонова о сокращении бюджета компании?».

8. Будьте в курсе новостей. Просматривайте время от времени Интернет – странички - особенно те, которые могут пригодиться Вам как источник интересных фактов и новостейдля общения, запоминайте интересные факты из прессы. Темы новостей для малых разговоров будут отличаться – общаетесь ли Вы с клиентами, коллегами, руководителями, людьми старшего поколения, подругами. Каждой целевой группе интересны свои темы. Вам предстоит общаться с деловыми партнерами вашего руководителя – подумайте, какие темы малых разговоров были быактуальными, интересными и уместными? Вам предстоит встреча с выпускниками вашей школы – продумайте заранее,чем лично Вы будете интересны на этой вечеринке? Что нового расскажете, какую тему для малой беседы подкинете в топку общения? Здесь, как говорят профессиональные ораторы –самый лучший экспромт – хорошо подготовленный!

Не делайте ошибок:

У меня есть родственник - профессиональный журналист. Разговаривая с ним ожитейских делах, я все время попадаю под град его профессионально отточенных вопросов – получается настоящий допрос, инвентаризация моей жизни . А дальше, после того как вопросы заданы, ответы получены, следует серия советов – то ли старшего по званию, то ли по возрасту. На правах родственника простить, можно. Но если мы учимся вести разговоры в стиле small-talk, то допросы и нравоучения , конечно же, неуместны… Советы могут быть, но в более деликатной форме: «Вы не читали материалы по этой теме на сайте ….?», «А Вы не пробовали обратиться…?», «Один мой знакомый обращался по похожему вопросу к знающему юристу», «А вы слышали об новыхизменениях в законодательстве?»

2 Малый разговор может выродиться в большой илив «наезд». «Конечно, ты планируешь поехать в отпуск на Красное море? Я знаю – ты любитель дайвинга…- Да я, уезжаю 15 марта. - 15 марта? А когда ты успеешь подготовить отчет, у тебя всегонеделя осталась?»

3Скатывание в негатив. «На дворе июнь, а тепла все нет, даже и не знаю, что буду делать в отпуске в такой холод» - «Говорят, что все лето будет холодное и дождливое. Это еще хуже, чем жара в прошлое лето, в жару хоть можно купаться, а в холод – только на даче у печки греться».

4Есть темы, обсуждение которых может не привести к желаемому результату. Приведу пример: чтобы завоевать расположение ожидающего встречи клиента, секретарь рассказала в красках о том, как она ненавидит "чайников", из-за которых вечно заторы на дорогах; позже выяснилось, что клиент сам недавно сел за руль. Как ни странно, не рекомендуется в малом разговоре обсуждать литературу, фильмы, так какмнения могут разойтись по множеству причин даже среди самых близких друзей. В любом случае, прежде, чем предлагать тему - задавайте вопросы на разведку…

Итак, осталось привести конкретные техники и примеры, каким же образом вести малые разговоры: В книге Елены Сидоренко «Тренинг коммуникативной компетентности», С-П, «Речь», 2003 год приводится четыре техники малого разговора, которые удобно использовать для начала коммуникации.

Вы говорили, что раньше занимались подводным плаванием…

Помню, ты говорил, что ты любишь готовить в свободное время…

После нашего прошлого разговора я, наконец, поняла какие лыжи мне нужны для поездки в горы.

2. Позитивные констатации.

Это правда, что рядом с твоим домом скоро будет новая станция метро?

Я слышала, что ты в воскресенье был на концерте японских барабанщиков.

Я недавно видела Петра, он увлечен своим новым проектом, собирается открыть свою компанию.

Я знаю, что вы приехали из Казани – прошлым летом там отмечалось 1000 – летие города.

3. Информирование. Сообщение информации, важной интересной и приятной для партнера.

В эти выходные мы всей семьей ходили на каток в Парк Горького. В этом году как-то удивительно хорошо залит лед и удобно работает раздевалка…

Попробуйте вот эти пирожные – они удивительно вкусные.

Вы слышали, что сегодня вечером организуется автобусная экскурсия по ночной Москве?

Вы знаете, здесь совсем рядом находится кафе, где можно спокойно посидеть, послушать музыку, выпить кофе.

4. Интересный рассказ. Увлекательное, захватывающее повествование, неожиданное, приятное или пикантное.

«Как-то поехали мы с семьей надачу. Проезжая мимо придорожного «Макдональдса», накупили тамошней еды и чтобы не терять время,решили перекусить на стоянке, в машине. Было тепло, передние окна в машине были открыты, И тут прилетела пара воробьев. Один запросто уселся на капот, а другой на краешек стекла. В это время моя рука потянулась в пакет за жареной картошкой-фри. Ухватив пальцами длиннуюжареную дольку, я протянула ее одному воробью. Он шустро схватил еду и улетел. Тот, который сидел на капоте – быстро перелетел на стекло и тоже получил свою картофелину.На место упорхнувших гостей прилетела новая парочка и снова получила свое угощение. Дети, сидящие в машине, да и взрослые были в восторге! Очевидно, что такие воробьиные шоу происходили не только с нашей машиной, процесс был отработан до мелочей! Вот что значит близость к американским технологиям! Даже у воробьевбизнес процветал!»

Не давайте односложных ответов.

И еще один важный совет. Не давайте односложных ответов в технике small -talk.

Если вы являетесь стороной, поддерживающей нить малого разговора и к Вам обращен вопрос, например: «Где Вы отдыхали в этом году?», то можно отвечать и так: «В Таллинне». Но такого рода ответы «закрывают» коммуникацию, не дают ей возможность развиваться, ставят Вашего партнера в тупик. Лучше снабдить свой ответ дополнительной информацией, например: «Где Вы отдыхали в этом году?: « В этом году мы ездили вместе с сыном в Таллинн – это замечательный средневековый город с красивой архитектурой и замечательными маленькими кафе, где пекут вкусные пирожные. К тому же, мой отдых удачно соединился с семинаром, который я проводила в Таллинне ». Замечаете, какое поле для дальнейшей беседы? Дальше можно поговорить и о радости путешествий, и о средневековых городах Европы, и о вкусных пирожных, и о теме проведенного семинара и о том, что привело меня в эту страну. В теме малой беседы очень полезно привязывать такие «вагончики» маленьких историй и приятных впечатлений, подбрасывая партнеру темы для дальнейшего разговора...

И, конечно, тренироваться в искусстве маленькой беседы полезно, чтобы постепенно становиться большими Мастерами в Искусстве Коммуникации.

Малая беседа может проводиться несколькими способами.
1. Цитирование партнера, то есть ссылки на то, что он рассказывал о себе
раньше: о хобби, семье, об отпуске и пр.
Например:
Вы говорили, что недавно были в Венеции…;
Я знаю, вы прекрасно разбираетесь в музыке. Не подскажете…
2. Упоминания о приятном (позитивные констатации) - это
положительные высказывания о приятных событиях в жизни партнера и в
жизни вообще, о достижениях партнера и других людей, не участвующих в
разговоре, но симпатичных обоим собеседникам и т.п.
Например:
У Вас удивительная коллекция монет. Как называется эта?
Как Вам удалось так овладеть японским языком?
Господин Н приобрел чудесную яхту…
3. Информирование – сообщение интересной и приятной партнеру
информации.
Например:
Я узнал, что в наш город приезжают снимать фильм…;
В нашем городе ваша продукция пользуется спросом.
4. Интересный рассказ – увлекательное, веселое, оригинальное, приятное
повествование (забавная история из жизни, байка и пр.)
Критериями правильно проведенной «малой» беседы являются его
увлекательность, способность вызвать положительные эмоции, приятные
воспоминания, расположить к дальнейшему общению, а также дать почву
для следующей малой беседы.
Среди типичных недостатков можно встретить следующие: «допрос»
(излишняя детализация), навязывание разговора о личной жизни партнера,
затрагивание серьезных тем, негативные сообщения, игнорирование
настроения партнера.
Таким образом, «малая» беседа – это болтовня о пустяках, но не
пустячная болтовня 1 , поскольку выполняет функцию подстройки к партнеру.
Итак,

1 Сидоренко Е.В. Тренинг коммуникативной компетентности в деловом взаимодействии. – СПб.: Речь, 2002.
– с. 105-110.
Существуют правила малой беседы:
1) она касается только приятных собеседнику тем (о хобби, забавных
событиях, приятных новостях и пр.);
2) она не содержит серьезной, требующей анализа информации;
3) она не вызывает бурных эмоций. 3

Немаловажным дополнением к техникам малой беседы является
овладение приемами управления коммуникацией с помощью
утверждений.
К таким приемам относятся следующие.
1. «Переход».
2. «Трюизм».
3. «Номинализация».
4. «Переформирование».
5. «Право без права выбора».
1. «Переход» - это система речевых средств, представляющая собой способ
переведения человека в состояние легкого транса. Слова, имеющие значение
условия («если», «когда», «если…, то…», «и вместе с тем…» и пр.), придают
сообщению гибкость и облегчают усвоение информации.
Легкое гипнотическое состояние объясняется тем, что, когда в устном
тексте нет пауз между предложениями, сознание не успевает контролировать
всю информацию и снижает ее критическую оценку.
2. «Трюизм» - это утверждение, представляющее собой банальность, всем
известное утверждение, типа «Все матери любят своих детей», «Никому из
нас не нравится, когда его обманывают».
Трюизмы используют для того чтобы перейти от конкретного явления к
обобщению. Поскольку с трюизмом нельзя не согласиться, он облегчает
аргументацию.
Профессор А.П.Панфилова приводит интересный пример: менеджер, не
подготовивший отчет, применил трюизмы следующим образом:
«Жизнь меняется с каждой секундой (трюизм). Отчет, который я
подготовил к сегодняшнему дню, завтра безнадежно устареет, а потому, мне
кажется, нет смысла тратить на него время, которое, как известно, -деньги.
Поэтому я хотел бы услышать от вас те или иные соображения по поводу
прибыли, если, разумеется, они окажутся конкретными. После чего мы
соберемся через три дня, за которые я успею внести актуальные поправки в
свой отчет».
Трюизмы широко используются в рекламе.
3.«Номинализация» - это обобщенное словосочетание, не несущее
конкретного смысла. Для этого глаголы заменяются существительными или
наречиями. Например: «вы поймете» - «вы придете к пониманию», «вы
решите» - «вы примете решение» или «понятно, что…», «как известно…» и
пр.
Техники малой беседы:
- цитирование партнера;
- упоминание о приятном;
- информирование;
- интересный рассказ. 4
Номинализация помогает воздействовать на подсознание партнера,
заставляя его наполнять сказанную вами фразу своим смыслом, не требуя
дополнительных аргументов и пояснений.
4. «Переформирование» заключается в том, чтобы в процессе беседы
быстро переставить акценты, изменяя оценку состояния партнера на прямо
противоположную.
Замена слова «медленный» на слово «неторопливый», «мелкий» - на
«небольшой», «тусклый» - на «неброский», «старость» - на «элегантный
возраст» превращает негативную оценку в позитивную. Например, название
магазина одежды крупных размеров «Большие люди» звучит более приятно,
чем «Три толстяка».
5. «Право без права выбора», как и описанный выше прием, создает
иллюзию выбора, практически исключая его возможность. Например: «Вы,
конечно, можете подумать о нашем предложении, но я уверен, что такой
ценитель искусства, как вы, не сможет устоять перед этой покупкой». Или:
«Вы можете привлечь к этому проекту и других специалистов или
разработать его сами, но мы уверены, что никто не справится с этим лучше,
чем вы».
Кроме перечисленных приемов воздействия на партнера, широко
применяются и вопросы. Вопросы задаются с целью:
1) подчеркнуть значимость партнера;
2) вовлечь партнера в разговор;
3) выявить потребности и желания партнера;
4) выяснить возможные возражения;
5) контролировать процесс коммуникации.
Существуют следующие типы вопросов:
1. Закрытые.
2. Открытые.
3. Альтернативные («выбор без выбора»).
4. Наступательные («контратака»).
5. Вопросы-«ярлыки» (или «хвостатые» вопросы).
6. Вопросы - вовлечения (или мечты вслух).
7. Проверочные (на готовность к договоренностям).

Рассмотрим перечисленные типы вопросов.
1. Закрытые: часто начинаются с местоимения или глагола и предполагают
ответ «да» или «нет». Цель: получить согласие или подтверждение.
2. Открытые: предполагают развернутый ответ, так как на такой вопрос
невозможно ответить «да» или «нет». Часто начинаются со слов: что, где,
когда, сколько. Цель: разговорить партнера, получить информацию.
3. Альтернативные вопросы (или выбор без выбора): манипулятивный
прием, который используется для того, чтобы при сохранении иллюзии
свободы выбора исключить нежелательный вариант. Цель: получить
согласие партнера. Это вопрос, имеющий два ответа, при этом оба
подталкивают собеседника в нужном направлении, когда решение еще не 5
принято: «Вам удобнее позвонить в первой или во второй половине дня?»
Или: «Вы хотели бы оформить заказ по безналичному расчету или за
наличные деньги?».
4. Наступательные вопросы («контратака»):
Цель: стимулировать партнера к совершению конкретного действия.
Клиент: «Вы успеете перевести деньги к концу месяца?»
Продавец: «Если мы Вам это гарантируем, то готовы ли Вы подписать
договор сейчас?»
5. «Вопросы-ярлыки» («хвостатые» вопросы) – это вопросы с
гарантированным «Да»: «При продажах услуг очень важно доверие, не так
ли?» Они вынуждают партнера снижать критичность мышления и
затрудняют возражения.
Цель: получить подтверждение или согласие партнера по очевидным
преимуществам и обеспечить его вовлечение в разговор: «Не так ли?»,
«Правда?», «Правильно?», «Вы согласны?», «Верно?», «Вам не кажется?».
Такие вопросы также лежат в основе метода «Трех «Да», основанного на
том, что потребителю подряд, без пауз задают два вопроса-ярлыка, на
которые клиент может ответить только утвердительно. Сразу за ними следует
(также без пауз) третий вопрос, уже по существу обсуждаемой проблемы.
Вероятность получения на него ответа «Да» близка к 100%.
6. Вопросы вовлечения (или мечты вслух) - это любые позитивные вопросы
о предмете разговора, которые партнер задал бы себе сам после встречи.
Цель: незаметно натолкнуть партнера на позитивные свойства предмета,
например: «Наверное, было бы интересно побывать на этом спектакле?»
7. Проверочные вопросы (на готовность к договоренностям).
Например: «Как Вам понравилось?», «Что Вы об этом думаете?»
Как правило, искусные коммуникаторы владеют этими техниками, даже не
осознавая их.

Управление коммуникативным контактом обеспечивается также с
помощью активного слушания. Активное слушание отличается от
традиционного тем, что позволяет получить максимум информации от
партнера и обеспечивает наиболее эффективную коммуникацию.
Перечислим основные приемы активного слушания.
Основные приемы активного слушания:
1) «Эхо» (или цитирование);
2) «Уточнение»;
3) «Резюме» (интерпретация);
4) «Логическое следствие».

Прием «Эхо» (цитирование) - дословное повторение основных
положений или ключевых слов, сказанных партнером.
Пример. Клиент (в магазине игрушек): «У вас есть что-нибудь подходящее
для мальчика?» Продавец: «Для мальчика?» Клиент: «Да, моему сыну 6 лет».
Продавец (задумывается): «Шесть лет…» Клиент: «Он мечтает иметь 6
железную дорогу». Продавец: «Железную дорогу! Ну конечно, именно
сейчас у нас есть великолепная железная дорога именно для вашего
мальчика!»
Прием «Эхо» вынуждает человека яснее формулировать свои мысли, при
этом облегчая партнеру выяснение сути проблемы, и создает ощущение
особого внимания со стороны собеседника.
Прием «Уточнение» - переспрашивание с целью уточнения содержания:
«Не могли бы вы поподробнее рассказать об этом?» Уточнению
высказывания партнера могут предшествовать вводные слова типа:
«Насколько я Вас понял…», «Вы считаете, что…».
Прием «Резюме» (интерпретация) - воспроизведение сути высказываний
клиента в сжатом и обобщенном виде. При этом можно использовать такие
вводные фразы, как: «Итак, Вас интересует…», «Самыми важными
критериями выбора являются…».
Прием «Логическое следствие» - формулировка логического следствия
из высказываний собеседника, желательно, с использованием его
терминологии. Например: «Если исходить из того, что Вы сказали, Вас
интересует ….».
Важно также отметить, что во время слушания следует избегать трех
основных ловушек: предвзятости, избирательности и отвлеченности.
Предвзятое слушание означает уверенность в том, что хочет сказать
человек. При этом заранее определяется отношение к сказанному.
Избирательное слушание: стремление слышать только то, что хотят
услышать. Мы слышим клиентов через определенные фильтры.
Отвлеченное слушание – невнимательное, когда думают о чем-то другом.
Рассмотрим ошибки коммуникатора в процессе активного слушания.

Мысли коммуникатора Причины, порождающие эти мысли
Я уже все понял. Зачем еще о чем-то
переспрашивать?
Нередко понимание сути опережает
процесс перефразирования. Но чаще всего
это понимание оказывается иллюзорным.
Если я еще раз переспрошу, клиент
подумает, что я ничего не понимаю.
Причина этих опасений заключается в
неверной установке, что постоянно
переспрашивающий человек выглядит
глупым. Но на самом деле это зависит от
того, о чем и как спрашивать.
Сейчас он подумает, что я зануда.
Цепляюсь к каждому слову.
Эти сомнения связаны с бытующим
представлением, что для делового
взаимодействия важно сохранять свой
положительный имидж человека,
схватывающего все с полуслова, а не
реально выяснять в интересах общего дела,
какова в действительности позиция
партнера.
Он несет такую чушь, а я еще должен все
это повторять!
Часто сильные эмоции и категорические
оценки возникают прежде, чем понимание.
Естественно, наши реакции не заставляют
себя ждать… Парафраз вынуждает нас сдерживаться.
Какой-то странный разговор получается.
Не беседа, а словесный конструктор. Без
этих приемов все бы шло так гладко,
естественно…
Отсутствие навыка, привычки ориентации
на клиента, приверженность привычным
стереотипам взаимодействия с клиентом.
На первых порах это требует сильного
напряжения внимания.

Таким образом, управление коммуникативным контактом предполагает
применение:
1) приемов, основанных на рефлекторном механизме;
2) утверждений;
3) вопросов;
4) активного слушания.

Ви переглядаєте статтю (реферат): «Техники ведения беседы » з дисципліни «Корпоративний імідж: технології формування для максимального росту бізнесу »

Помните и соблюдайте все стандарты шага.

Спрашивайте о наличии БК в начале обслуживания, используйте имена с БК и обращайтесь к Гостям по имени.

Какими фразами приветствия вы будете пользоваться (зафиксируйте их)

2. Познакомьтесь минимум с 2мя постоянными Гостями в смену, узнайте их имена (запишите фразу, которой вы воспользовались), предпочтения, цель визита (заполните таблицу)

Тренинг «Установление контакта. Техника Маленький разговор»

Цель тренинга : отработать технику ведения маленького разговора

Задачи этапа установления контакта:

· Привлечь внимание.

· Заинтересовать.

· Создать обстановку доброжелательности и доверия.

Роль этапа: От приема гостя и качества установления контакта с ним зависит:

· желание гостя сотрудничать с Вами.

· готовность гостя дать официанту нужную информацию на следующем
этапе.

· готовность гостя работать только с Вами.

Малый разговор - это беседа на интересную и приятную для собеседников тему, чаще всего не связанную с темой продажи.

Цель малого разговора - создать благоприятную психологическую атмосферу, заложить основы взаимной симпатии и доверия. Или же - восстановить эмоциональное равновесие, симпатию и доверие.

Малый разговор должен проходить в личной экспертной зоне собеседника, касаться приятных или интересных для него сторон жизни.

Техники «малого разговора»

1. Цитирование партнера.

2. Позитивные констатации.

3. Информирование.

4. Интересный рассказ.

Критерии правильного малого разговора:

Он приятен;

Он вовлекает;

Он располагает;

Он дает пищу для следующего малого разговора.

1. Цитирование партнера:

(Пример: «В прошлый раз вы говорили о дне рождения сына, что не могли выбрать подарок. Все-таки что-то выбрали?».)

2. Позитивные констатации:

Высказывание о фактах, интересных для партнера, с положительным настроем:

(Пример: «Сегодня будет играть ваш любимый ди-ждей».)

3. Информирование:

Сообщение информации интересной и приятной для партнера.

Новая информация о заведении, новые предложения, мероприятия, структура.

4. Интересный рассказ

Любой интересный рассказ. Анекдот, история…

Не стоит заводить маленький разговор на следующие темы:

Политика

Религия

Здоровье

Таким образом: Маленькие разговоры – неплохой способ «привязать» гостя, сделать его завсегдатаем, расположить гостя к себе как к личности, что даже поможет «закрыть» глаза на недочет во время обслуживания

Для того чтобы у официанта появились "свои" гости, ему нужно внимательно слушать и запо­минать, что они говорят о не относящихся вроде бы к теме еды вещах. Малый разговор помогает сосредоточиться на госте и дать ему почувствовать доброжелательный к себе интерес.

Домашнее задание:

1. Во время смены заводить маленькие разговоры с Гостями.

Зафиксируйте наиболее удачные на ваш взгляд маленькие разговоры (минимум 3в смену)

Гость, тема разговора, новая информация от гостя или о госте.

Малый разговор рассматривается в связи с задачей «разговорить» партнера. Однако его функции выходят далеко за рамки этой задачи. Как показало исследование Джона Коттера (см. гл. 2), значительная часть всех разговоров, в которых участвуют генеральные менеджеры, - это малые разговоры.

Малый разговор - это беседа на интересную и приятную для собе­седников тему, чаще всего не связанную с темой «большого» разгово­ра. Техники малого разговора таковы:

1) цитирование партнера;

2) позитивные констатации;

3) информирование;

4) интересный рассказ.

Малый разговор - это непринужденная и приятная беседа о семей­ных делах, хобби, забавных событиях. Беседа эта кажется случайной, попутной, незначительной, непринужденно родившейся из ничего. Она легка, как бабочка, полет которой никем не планируется и не кон­тролируется. Однако это лишь внешнее впечатление.

Цель малого разговора - создать благоприятную психологическую атмосферу, заложить основы взаимной симпатии и доверия. Или же - восстановить эмоциональное равновесие, симпатию и доверие.

Малый разговор должен проходить в личной экспертной зоне собе­седника, касаться приятных или интересных для него сторон жизни.

У каждого человека есть профессиональная и личная экспертные зоны.

Эти зоны могут иметь разные области пересечения. Теоретически можно представить себе человека, у которого обе зоны полностью со­впадают: ему и на работе, и вне работы интересно делать одно и то же, думать об одном и том же и об одном и том же и говорить. У большин­ства людей, однако, есть личная жизнь, дом, хобби...

Высокий класс малого разговора состоит в том, чтобы говорить о том, что является экспертной зоной другого человека, а не своей соб­ственной.

Настоящими мастерами малого разговора являются мои шведские коллеги по Стокгольмской школе экономики в Санкт-Петербурге. Поначалу меня поражало, с каким вниманием они относятся к тому, чтобы регулярно вступать друг с другом и со мной в пустые разговоры. Потом я стала осознавать, насколько приятно, когда с тобой ведут та­кой «пустой разговор». Вдруг «находишь себя», как говорят англичане, в процессе приятной, упоительно легкой и увлекательной беседы. С ра­достью и самозабвением делишься впечатлениями о том, какой забор ты ставишь у себя на даче или какого цвета пасту для ручек ты предпочитаешь. Не успеваешь оглянуться, как ты уже в полете бабочки мало­го разговора.

Оказывается, что эта бабочка своим появлением изменяет психоло­гическую ситуацию и в процессе большого разговора. На графике пред­ставлена кривая изменения напряжения в процессе большого разгово­ра. Вначале малый разговор создает благоприятный эмоциональный тон. Затем начинается большой разговор, и если в ходе него возникает отри­цательное напряжение, малый разговор помогает вернуться в положи­тельную зону напряжения. Это может происходить несколько раз на протяжении большого разговора. Бабочка малого разговора помогает восстановить чуть-чуть пошатнувшиеся в результате конфронтации от­ношения, мгновенно исправить ситуацию, восстановить баланс.

Поначалу такая «осциллограмма» большого разговора казалась не вполне естественной. Идет серьезное обсуждение, намечается резкое расхождение во мнениях. Почему во время кофе-брейка вдруг начина­ется разговор о пустяках? Да для того чтобы все вновь повеселели. Любая, даже очень серьезная конфронтация преодолевается благода­ря малому разговору, и заканчивается большой разговор тоже хохотом по поводу каких-то забавных ситуаций, в сущности, не имеющих ни­какого отношения к делу.

Негативное

Напряжение

Малый разговор - техника благородная. Тот, кто начинает малый разговор, проявляет великодушие по отношению к партнеру. Как Ан­тей в древнегреческой мифологии обретал силу, соприкоснувшись с землей, со своей матерью Геей, так и партнер становится сильнее, соприкоснувшись со своей экспертной зоной.

Оценив возможности малого разговора в создании и поддержании благоприятной атмосферы взаимодействия, я стала целенаправленно учиться у шведских коллег искусству ведения малого разговора. По­степенно удалось постичь траектории полета бабочки. Так я сформу­лировала четыре техники малого разговора:

1. Цитирование партнера.

2. Позитивные констатации.

3. Информирование.

4. Интересный рассказ.

Вы говорили, что раньше бывали в Суздале?

Я помню, ты любишь пастельные тона...

Ты собирался посетить эту выставку...

Помню, мы говорили о том, что ты любишь париться в баньке у себя на даче...

Я запомнил разницу между воблером и блесной после того нашего разго­вора...

Позитивные констатации

Положительные высказывания о событиях в жизни партнера, о бла­гоприятных событиях в жизни вообще, о сдвигах к лучшему, о дости­жениях партнера и чужих достижениях, о людях, не участвующих в разговоре, но известных обоим собеседникам и т. п.

Я слышал, что вы в воскресенье были на этом чудесном фестивале?

Я уже много раз обращал внимание на эту кожаную обложку вашей тетради...

Похоже, ты стал пользоваться разноцветными маркерами при работе с текстом. Это кажется очень эффективным. Я, наверное, последую твоему примеру.

Теперь уже линию метро провели почти прямо к вашему дому, не правда ли?

Мне нравится, что теперь в городе появился коммерческий транспорт. Когда торопишься, он незаменим.

Вот такой экран у компьютера действительно не будет утомлять глаза...

Я недавно встретил Андрея. Он был так увлечен своими мыслями! Работа­ет над новым проектом. Замечательно!

Информирование

Сообщение информации, важной, интересной и приятной для партнера.

Я уже видел в продаже резиновые лодки с эхолотом, в спортивном мага­зине на Литейном.

Марина только что показывала мне журнал с карнавальными костюмами к Новому году. По-моему, там есть и костюм лошади, очень забавный. А Ма­рина, кстати, еще не ушла с факультета. Она сейчас в буфете.

Оказывается, можно выбрать себе вегетарианское меню на весь период семинара. Сегодня будет грибной суп и жаркое из овощей.

Я узнал, что все желающие могут присоединиться к экскурсии в Эрмитаж. Записываться нужно у девушки по имени Ольга. Высокая блондинка, у нее бейдж с именем на пиджаке.

Яблочный сок есть на том конце стола.

В последнем номере журнала «Nonverbal Behavior» («Невербальное пове­дение») опубликованы данные о том, что женщины дольше смотрят на тех, кто им нравится, а мужчины - на тех, кому нравятся они...

Интересный рассказ

Увлекательное, захватывающее повествование, неожиданное, при­ятное или пикантное и т. п.

Один преподаватель с нашего факультета должен был читать в Академии художеств лекцию по психологии восприятия. По расписанию он узнал, что его лекция должна быть в аудитории 315. Он пошел на третий этаж, нашел ауди­торию 311, потом 313, а следующая дверь оказалась без номера. Ну он на всякий случай входит туда, видит студентов и спрашивает у них: «Это третий курс?» Они отвечают: «Нет». Он пошел дальше. Смотрит, еще одна дверь и тоже без номера. Он открывает ее, видит студентов и спрашивает: «Это тре­тий курс?» А студенты почему-то стали смеяться и тоже сказали «Нет». Он пошел дальше, открывает третью дверь, которая тоже была без номера, и спрашивает: «Это третий курс?» В ответ раздался громовой хохот! Сотня сту­дентов буквально визжала от восторга. Дело в том, что все три двери вели в одну и ту же аудиторию, 313-ю, и он три раза обращался к одним и тем же студентам, но из разных дверей.

Критерии «правильного» малого разговора таковы:

1) он приятен;

2) он вовлекает;

3) он располагает;

4) дает пищу для следующего малого разговора.

Таблица 11. Типичные ошибки малого разговора

Техники вербализации

Теперь мы переходим собственно к техникам активного слушания. Иногда они рассматриваются как ступени вербализации - А, В, С или А, Б, В в зависимости от того, какой алфавит выбирает тренер.

Таблица 12. Техники активного слушания

Впервые эти техники были сформулированы Карлом Роджерсом. И он действительно их использовал, особенно часто первые две. Мне повезло, я наблюдала работу Карла Роджерса в Москве. Он провел де­монстрационное интервью с клиенткой в огромном зале Гуманитар­ных факультетов в Московском университете в 1984 году. Было удивительное чувство, что он лишь повторяет, мягко возвращая клиентке всякий раз ее собственную фразу. Иногда он объединял две фразы в одну или обобщал их. Однако в его работе почти не встречалось интерпретаций.

В своих книгах Роджерс подчеркивал, что очень редко использует интерпретации, потому что они бесполезны, а иногда и вредны. «Если эти интерпретации... оказываются точными, то они либо порождают мощную защиту, либо (что еще хуже) вообще лишают человека защиты, оставляя его уязвимым для удара или сломленным...» (C. Rogers, 1970, р. 72). Ложные интерпретации могут наносить еще больший вред: «...это тяжело, когда вас принимают за человека, которым вы не являетесь, или когда слышат то, чего вы не говорили. Это вызывает гнев, ощущение тщетности борьбы и разочарование» (C. Rogers, 1980, р. 12).

Однако в российской культуре интерпретация, возможно, более привычна, чем простое, дословное повторение. В нашем совместном с М. Я. Соловейчик исследовании было показано, что техника Б - особенно если она формулируется как «краткое повторение сути сказанного партнером» - оценивается участниками тренинга наиболее высоко, на втором месте стоит техника В, интерпретация, а техника А, повторение, оказывается лишь на последнем третьем месте (Сидоренко Е. В., Соловейчик М. Я., 1989). Простое повторение кажется не столько эффективным, как попытка воспроизвести суть или проникнуть в истинные причины высказывания.

Функции техник вербализации описаны в работах Н. Ю. Хрящевой и В. П. Захарова (Захаров В. П., 1990; Хрящева Н. Ю., Захаров В. П., 1990). В описании конкретных упражнений в гл. 7 мы еще будем говорить об этих функциях. А сейчас обсудим наиболее часто встречающиеся ошибки в применении техник вербализации.

Таблица 13. Типичные ошибки вербализации и способы их преодоления

Задачи этапа установление контакта: привлечь внимание, заинтересовать в себе, продукте, компании, создать обстановку доброжелательности.

Что такое маленький разговор?

Вступительное слово:

Все мы знаем, что порой гость приходит к нам в заведение не столько поесть, сколько пообщаться, и в ря­де случаев пообщаться именно с персоналом. Достаточно понимать важность подобных бе­сед и уметь их вести. Не всегда посетитель рассчитывает полу­чить ответ на какую-либо из произнесенных им реплик. Но если вы чувствуете, что гостю хочется поговорить, и располагаете не­сколькими свободными минутами, сделайте это".

Подобные беседы получили название малых разговоров: как бы они ни были занимательны, их не стоит продолжать дольше 5 минут.

В их основе - диалог с посетителем на интересную и приятную для него тему. Беседа должна быть как бы случай­ной, сопутствующей приходу гостя в ресторан, незначительной, непринужденной, ни о чем - диктуют правила хорошего тона Следует объяснить официантам, что на неприятные для них те­мы они говорить не обязаны. Но свести диалог на нет все равно надо плавно и, разумеется, избегая грубых или даже просто тяже­ловесных выражений.

Главное достоинство малых разговоров - помощь в создании для гостя благоприятной психологической атмосферы, и умение вести их также входит в понятие "сервис"

Маленький разговор – это небольшой разговор не связанный с продажей (проходит в экспертной зоне собеседника, мы говорим о том, что важно для гостя)

Критерии правильного маленького разговора : он приятен, он вовлекает, он располагает, он дает пищу для следующего маленького разговора

Техники «малого разговора»:

1. Цитирование партнера.

2. Позитивные констатации.

3. Информирование.

4. Интересный рассказ.

занятиях, хобби и др.:

Пример: « В прошлый раз вы говорили о дне рождения сына, что не могли выбрать подарок. Все-таки что-то выбрали? ».

«Вы го­ворите, что были в Китае и заказывали утку по-пекински в одном из местных ресторанов. Как интересно! Может, расскажете...»

2. Позитивные констатации: Высказывание о фактах, интересных для партнера, с положительным настроем:

Пример: «Сегодня будет играть ваш любимый ди-ждей ».

«Как вам устоявшаяся солнечная погода?»

«Когда вы на про­шлой неделе отмечали у нас день рождения сынишки, малыши так веселились!»

3. Информирование: Сообщение информации интересной и приятной для партнера.

Новая информация о заведении, новые предложения, мероприятия, структура.

«По статистике, люди, которые пьют красное вино, па 20 процентов чаще осознают себя счастливыми»

4. Интересный рассказ

Любой интересный рассказ. Анекдот, история…